Een startpunt bij een conflict is om te kijken of de situatie kan worden opgelost met de direct betrokken personen. Als je het gevoel hebt dat je onrechtvaardig wordt behandeld, of het nu je leidinggevende, je begeleidingsteam of de HR-afdeling is, kan het helpen om je zorgen rechtstreeks aan hen kenbaar te maken. Natuurlijk moet je hiervan afzien als de aard van het probleem zo is dat je het gevoel hebt dat het je positie, zowel professioneel als persoonlijk, in gevaar kan brengen. Een mislukte poging tot een gezamenlijke oplossing wordt echter vaak beschouwd als een voorwaarde voor verdere stappen.
Geschillencommissie
Als je gebruik wilt maken van je rechten zoals vastgelegd in de Collectieve Arbeidsovereenkomst, maar je denkt dat je werkgever weigert deze toe te kennen, kun je kiezen voor geschillenbeslechting. Een geschil kan worden voorgelegd aan de Geschillencommissie, die bij elke universiteit moet worden opgericht. Geschillen kunnen betrekking hebben op het niet naleven van de verlofregelingen. De werkgever kan verdere administratieve regels vaststellen in een lokale procedure met betrekking tot de interne afhandeling van een ingediend geschil. Een voorwaarde voor de commissie om het verzoek te behandelen, is dat er ‘aantoonbaar overleg’ heeft plaatsgevonden tussen werknemer en directe leidinggevende over het onderwerp van het geschil.
Vertrouwenspersoon
Onder de Arbeidsomstandighedenwet zijn Nederlandse universiteiten verplicht om hun medewerkers te beschermen tegen psychologische stress. Bij elke universiteit is er een vertrouwenspersoon die fungeert als aanspreekpunt voor slachtoffers van ongewenst gedrag of discriminerende behandeling, getuigen of vermoedens van misstanden binnen de organisatie, of betrokkenen bij een conflict op het werk. De vertrouwenspersoon is gebonden aan geheimhouding en kan – indien gewenst – ondersteuning bieden en begeleiden bij het indienen van een formele klacht of het melden van een incident. Hij/zij kan ook optreden als bemiddelaar wanneer dat nodig is. Let op dat hoewel sommige universiteiten specifieke PhD-begeleiders of PhD-mentoren aanbieden, de meeste van hen personeelsleden zijn die sterke banden hebben met andere professoren en adviseurs binnen hun afdelingen. Vanwege de veronderstelde relatie tussen de begeleider en de promotor van de promovendus, wil niet iedereen wellicht zijn problemen bespreken met andere PhD-begeleiders binnen hun afdelingen. In enkele gevallen worden onpartijdige PhD-begeleiders of mentoren ingezet – zij zijn een goed eerste aanspreekpunt voordat je contact opneemt met de (universiteitsbrede) vertrouwenspersoon.
Ombudspersoon
Elke universiteit (maar niet elke UMC) heeft een Ombudspersoon die kan worden benaderd voor meer systemische kwesties. Als een probleem niet alleen jou aangaat, maar ook anderen (bijvoorbeeld institutioneel racisme), kun je contact opnemen met de Ombudspersoon. De positie is bijzonder omdat de Ombudspersoon onpartijdig is. In feite staat hij/zij boven degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de klacht of melding. Deze Ombudspersoon kan je ondersteunen door bijvoorbeeld een meer gedetailleerd gesprek te voeren, advies te geven of je door te verwijzen naar een andere partij, of door een onafhankelijk onderzoek te organiseren. Let op dat de Vertrouwenspersoon en de Ombudspersoon vaak nauw contact hebben en je naar elkaar zullen doorverwijzen indien nodig.
Ondernemingsraad
Je kunt ook contact opnemen met iemand van de Ondernemingsraad (OR), het medezeggenschapsorgaan van de medewerkers van jouw universiteit. De bevoegdheden van de OR zijn geregeld in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Voorbeelden van deze bevoegdheden zijn het recht op advies, het recht op instemming en het recht op initiatief. De meeste OR’en hebben minstens eens per maand overleg met het College van Bestuur van jouw universiteit.
