Afronding

De afronding van het proefschrift en de promotieplechtigheid vergen de nodige voorbereidingen. Begin hier tijdig mee en lees de volgende tips door.

De kosten

Aan een promotie hangt een kostenplaatje. De kosten van je promotie hangen van een aantal zaken af, zoals de hoeveelheid proefschriften die je laat drukken en het aantal pagina’s dat het proefschrift telt. De kosten om een proefschrift te laten drukken, hangt ook van de drukkerij af. Informeer tijdig naar de kosten bij verschillende drukkerijen, het is namelijk niet gezegd dat de drukkerij van jouw eigen universiteit het meest voordelig is. De kosten voor een receptie, feest of diner hangen uiteraard af van het aantal mensen dat je uitnodigt.

Hieronder enkele bedragen ter indicatie:

  • Proefschrift: € 2.000 tot € 6.000
  • Kleding (kopen of huren): € 100 tot € 500
  • Receptie: € 350 tot € 700
  • Diner/buffet: € 25 tot € 50 per persoon
  • Feest: € 1.000 tot € 5.000

Een promotie levert echter ook wat op. Zo krijg je van de universiteit een vergoeding voor de proefschriften die zij via de Pedel afnemen. Vaak is er een additionele vergoeding omdat er een aantal proefschriften naar andere universiteiten etc. moeten worden gestuurd, de zogenaamde ‘verplichte lijsten’. Ook zijn er fondsen die het drukken van proefschriften over specifieke onderwerpen (deels) vergoeden, of kun je proberen bij het bedrijfsleven een subsidie te krijgen, bijvoorbeeld in ruil voor het noemen van de bedrijfsnaam en het toesturen van een aantal exemplaren van je proefschrift. Informeer altijd bij je eigen universiteit wat hieromtrent het beleid is, voor sommige universiteiten zijn hier regels voor op gesteld of is het zelfs expliciet niet toegestaan.

De kosten voor een promotie zijn aftrekbaar als scholingskosten. De promotie leidt namelijk tot een verbetering van de financieel-economische positie van de promovendus. De volgende kosten zijn aftrekbaar: de kosten van publicatie, de kosten van de voorgeschreven kleding voor de promovendus en de kosten van de paranimfen tijdens de promotieplechtigheid. Vanaf 2013 zijn de kosten van de receptie niet langer aftrekbaar. Zie voor meer informatie de website van de Belastingdienst of bel met de gratis Belastingtelefoon (0800 0543).

Tijdsplan

Voor je kunt promoveren moet veel geregeld worden. Lees hier welke zaken je voor je promotie geregeld moet hebben.

6 maanden voor promotie

  • Lees het promotiereglement en andere informatie met betrekking tot promoveren van je universiteit.
  • Eerste formulier (soort intentieverklaring) met betrekking tot de promotie invullen.
  • Met je promotor een commissie vaststellen voor het lezen en beoordelen van het proefschrift en voor het opponeren. Vaak zijn hier verschillende regels aan verbonden, zoals het aantal leden van de leescommissie met het ius promovendi, het aantal hoogleraren, en de genderverdeling.
  • Informatie opvragen bij verschillende drukkers.
  • Bedenk hoe je de promotiedag wilt indelen, en vraag informatie en offertes aan voor het diner en/of feest.

3-4 maanden voor promotie

  • Het proefschrift moet worden opgestuurd naar de leescommissie.
  • Maak een afspraak met de Pedel en stel een promotiedatum vast, in overleg met je promotoren, copromotor en eventuele buitenlandse opponenten (soms mag de datum pas worden vastgesteld na goedkeuring van de leescommissie).
  • Na goedkeuring van de leescommissie moet er een formulier worden ingevuld (door de promotor).
  • Maak een afspraak met de drukker en bespreek de mogelijkheden, bijvoorbeeld over de lay-out, voor je proefschrift.
  • Vraag een ISBN-nummer voor je proefschrift aan.
  • Vraag eventuele subsidies aan voor het drukken van je proefschrift.
  • Rond het proefschrift af, inclusief omslag, titelpagina’s (vaak is hiervoor goedkeuring van de Pedel vereist), samenvattingen en dankwoord.
  • Layouten van het proefschrift.
  • Bedenk: wie worden je paranimfen?
  • Ga kijken bij feestlocaties en maak een definitieve reservering.
  • Regel de receptie (zie informatie eigen universiteit).

2-1 maanden voor promotie

  • Het proefschrift moet naar de drukker!
  • Maak een adresbestand voor de verzending van je proefschriften (promotoren, copromotor, opponenten, subsidiegevers, collega’s, contacten buiten universiteit, mensen werkzaam op hetzelfde gebied, vrienden, familie etc.). De pedel neemt vaak een aantal af voor de hoogleraren van je faculteit.
  • Verspreiding van de proefschriften.
  • Bestel de rokkostuums of koop mooie promotiekleding.
  • Regel een fotograaf, video-opname, geluidsopname, etc.

De laatste weken

  • Maak de slides voor het lekenpraatje (indien van toepassing).
  • Herbevestig de gemaakte afspraken voor de receptie, het diner, feest en fotograaf en overleg over de details.
  • Berereid je optimaal voor op de promotie, bijvoorbeeld door:
    • Nogmaals het promotiereglement door te lezen. Bijvoorbeeld: hoe moet je de opponenten aanspreken?
    • Het houden van een proefpromotie (‘mock defence’) met collega’s.
    • Recente artikelen en klassiekers na te lezen.
    • De commentaren van reviewers op je artikelen en je antwoorden daarop nog eens te lezen.
    • Per hoofdstuk de sterke en zwakke punten te noteren.
    • Per hoofdstuk een aantal mogelijke vragen te bedenken.
  • En tot slot, vergeet niet om vooral ook te genieten van de promotieplechtigheid!

 

Loopbaanbegeleiding

Uiteindelijk kan niet iedere promovendus aan het einde van zijn promotietraject in de wetenschap terecht. De vanzelfsprekendheid waarmee dit hier staat geschreven is echter geen algemeen goed. Veel promovendi starten een promotietraject met het idee daarmee definitief voor de wetenschap gekozen te hebben. Ook begeleiders zijn zich vaak niet bewust van de carrièreperspectieven van de startende promovendus. Concreet betekent dit dat er bij de werving van promovendi en ook tijdens de promotiefase meer aandacht moet komen voor de periode na de promotie en de mogelijkheden van de promovendus binnen en buiten de wetenschap. Als een promovendus bijvoorbeeld een goede kans wil hebben op het binnenhalen van subsidies na de promotie, kan er bewust voor worden gekozen tijdens het promotietraject buitenlandervaring op te doen.

Naast het vergroten van de kansen op een plek binnen de academie kan een promovendus zich tijdens zijn promotiefase ook voorbereiden op een eventuele carrière buiten de wetenschap. Er zouden bijvoorbeeld al tijdens het promotietraject contacten kunnen worden gelegd met het bedrijfsleven of de overheid door middel van een duaal promotietraject, een stage of een mentor. Een ander belangrijk aspect voor een goede doorstroming van promovendi naar het bedrijfsleven is een brede opleiding voor promovendi. In plaats van louter onderzoeksgericht onderwijs aan te bieden, is het van belang promovendi ook zogenaamde transferable skills mee te geven. Dit zijn vaardigheden die ook buiten de wetenschap van waarde zijn, zoals management- en presentatievaardigheden. Op deze wijze worden jonge promovendi beter voorbereid op een carrière buiten de wetenschap en zijn zij voor het bedrijfsleven aantrekkelijker. Voor concrete hulp bij het nadenken over en vinden van een baan buiten de wetenschap kunnen universiteiten arbeidsmarktbureaus instellen, of de bestaande bureaus voor studenten de taak geven ook promovendi hiermee te helpen.

Loopbaanbegeleiding voor promovendi gelieerd aan een universiteit
In de CAO NU wordt er aandacht besteed aan rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer omtrent loopbaanbegeleiding. Het loopbaanbeleid (Artikel 6.5) geeft aan dat iedere werknemer die voor twee jaar of meer in dienst is, waaronder dus ook promovendi, in de gelegenheid wordt gesteld om loopbaanadvies in te winnen bij een professionele organisatie. Dit wordt betaald door de universiteit. Het moet op een zodanig tijdstip plaatsvinden dat het ook bruikbaar is voor een individueel begeleidingstraject, dat erop gericht is op het vermeerderen van de kansen op de interne of externe arbeidsmarkt. Onder meer middels loopbaanbeleid proberen de universiteiten ontplooiingsmogelijkheden en carrièreperspectieven van promovendi te bevorderen.

Hoewel voor promovendi het Opleidings- en Begeleidingsplan (OBP) een belangrijk scholingselement in zich heeft, kan je je als promovendus ook beroepen op Artikel 6.9 van de CAO dat gaat over scholing. Hierin valt te lezen dat het op peil houden van kennis en ervaring van de werknemer om de kansen op de arbeidsmarkt, zowel binnen als buiten de academische sector, te behouden en zo mogelijk te versterken, een gezamenlijk verantwoordelijkheid is van werkgever en werknemer. De universiteit kan je verplichten bepaalde opleiding of studie te volgen, jij hebt recht op scholing en je kunt de universiteit verplichten daarvoor faciliteiten te verlenen. Scholing van zogenoemde transferable skills vallen hier ook onder. Een stage kan een ander voorbeeld zijn.

Loopbaanbegeleiding voor promovendi gelieerd aan een universitair medisch centrum
Hoofdstuk 3 van de CAO UMC behandelt aspecten van loopbaanontwikkeling en de scholing die daarbij komt kijken en het functioneren van werknemers en hoe dat beoordeeld wordt. Als OIO heb je recht om je zo te ontwikkelen en te scholen dat je in staat bent je functie adequaat uit te oefenen (Artikel 3.1). De kosten en tijd die je hiermee kwijt bent zijn voor rekening van het UMC. Verder heb je ook recht op scholing en opleiding voor het uitoefenen van een andere (toekomstige) functie wanneer dat past in je loopbaanvooruitzicht en je daarover afspraken maakt binnen een jaargesprek. Kosten en tijd zijn in principe voor de helft voor eigen rekening, maar je kunt heel goed afspraken hierover maken dat de werkgever alles betaald. Zorg dat je zulke afspraken maakt en leg ze vast! Artikel 3.1.1 definieert de kosten die betaald worden, waar onder curus-, les-, of schoolgelden, reiskosten, examenkosten, etc. Hoewel je als OIO vaak binnen een landelijke onderzoekschool of lokale graduate school opleidingen krijgt aangeboden en kunt volgen waarbij je geen kosten hoeft te betalen, is het dus ook mogelijk om voor jezelf, je onderzoek, of je vervolgcarrière belangrijke scholing te volgen. Er gelden in de CAO echter wel voorwaarden voor de vergoeding (Artikel 3.1.2).

Verder heeft iedere werknemer van een UMC een persoonlijk budget tot zijn beschikking. Dit was over het jaar 2008 een maandelijkse opbouw van 0,25% van het genoten salaris. In 2009 is dit 0,5% en in 2010 1%. Dit budget wordt in prinicpe aangewend voor uitgaven ten behoeve van ontwikkeling in 2010 (Artikel 3.2.2). Stel dat je in 2008 bent begonnen dan loopt dit persoonlijk budget op tot zo’n 500 euro in 2010. Dit bedrag komt bovenop de eerder geschetste opleidingskosten. Het is dus een extraatje wat je in mag zetten voor je eigen ontwikkeling. Je kunt dit bijvoorbeeld inzetten voor loopbaanadvies. Echter, loopbaanadvies (Artikel 3.5) kun je ook verkrijgen bij een door de WERKGEVER aan te wijzen INTERNE deskundige (?!?). Als wordt besloten een externe deskundige in te schakelen gebeurt dit in overleg met de medewerker. Het PNN adviseert om altijd te kijken of je bij een externe organisatie loopbaanadvies kunt krijgen. Besteed hier aandacht aan in je functioneringsgesprek(ken).

Loopbaanbegeleiding voor promovendi gelieerd aan een onderzoeksinstelling
In de CAO OI is een regeling omtrent de inzet van maximaal 10 vakantiedagen (Artikel 12.6 lid 5) ten behoeve van carrièregerichte maatregelen. Het is vanaf 2007 verplicht om hier in het jaargesprek afspraken over te maken. Gegeven het feit dat er door OIOs vaak niet alle vakantiedagen opgemaakt worden, kunnen afspraken gemaakt worden om 10 vakantiedagen om te zetten in een budget voor jezelf om bijvoorbeeld loopbaanadviestrajecten te volgen. Dit budget is in je eerste jaar zo’n 950 euro tot 1250 euro in het vierde jaar. Hiervoor dien je wel 10 vakantiedagen in te leveren. Overigens betekent dit niet dat het verplichte cursusaanbod hieruit betaald dient te worden, want dit moet door de werkgever betaald blijven worden (Artikel 12.6 lid 5). Informeer over de mogelijheden en regelingen bij je personeelsdienst.

Tot slot
Jouw carrière is JOUW carrière. Hoewel het PNN van mening is dat de werkgever actief moet zijn in het begeleiden van promovendi naar een vervolgbaan, ligt hier ook nadrukkkelijk een taak voor promovendi zelf. Informeer tijdig naar de mogelijkheden die jouw promotor(es), begeleider(s), of collega(e) zien met betrekking tot een vervolgcarrière in de wetenschap. Praat ook over hetgeen je zelf kunt doen om die kans te vergroten en informeer daarbij ook naar de facilteiten die jouw werkgever daarin biedt. De hierboven geschetste instrumenten zijn in ieder geval voorhanden, maar wellicht is er meer. Stel loopbaanadvies ook nadrukkelijk centraal zodra je op de helft van je promotietraject bent. De ervaring leert dat het laatste jaar veel te druk is om loopbaanadvies en -begeleiding te krijgen. Gebruik hiervoor vooral je derde jaar. Orienteer je ook nadrukkelijk op de externe arbeidsmarkt, want 8 van de 10 promovendi komen uiteindelijk buiten het academische onderzoeksveld terecht.

Buitenland

Promotieonderzoek kan ook gedeeltelijk of geheel in het buitenland worden gedaan. Ook kan een promovendus/a ervoor kiezen om tijdens hun promotietraject een stage of fellowship in het buitenland te doen. Internationale ervaring is waardevol en vergroot de latere (wetenschappelijke) carrièrekansen.

Denk bijvoorbeeld aan het opbouwen van een internationaal netwerk, het opdoen van nieuwe kennis en ervaring met methoden en technieken die in Nederland niet worden toegepast, en het samenwerken en publiceren met internationale collega’s. Daarnaast is internationale ervaring wezenlijk voor het ontwikkelen van sociale en (inter)culturele vaardigheden.

Een promovendus/a kan in eerste instantie contact opnemen met de International Office van de eigen universiteit, of zelf contact leggen met de instelling in het buitenland. Soms worden er officiële stages aangeboden of zijn er bestaande fellowship programma’s, maar het is vaak ook mogelijk om in samenspraak met de buitenlandse instelling je verblijf vorm te geven. Daarvoor is het belangrijk contact op te nemen met de betreffende afdeling of onderzoeksgroep.

Er zijn een aantal belangrijke ‘zachte’ en ‘harde’ aspecten waar rekening mee moet worden gehouden wanneer een promovendus/a het promotieonderzoek geheel of gedeeltelijk in het buitenland wil doen.

Ten eerste moet de promovendus/a bedacht zijn op taal- en cultuurverschillen, niet alleen in het betreffende land, maar ook in de buitenlandse instelling, bijvoorbeeld met betrekking tot de institutionele structuren rondom onderwijs en onderzoek. Ook is het belangrijk om rekening te houden met de minder aangename aspecten van een verblijf in het buitenland, zoals eenzaamheid of veiligheid. Het is bijvoorbeeld belangrijk om te weten hoe de toegang tot psychologische hulp is geregeld.

Ten tweede moet de promovendus/a informatie verzamelen rondom het visum, contactgegevens van de Nederlandse ambassade in het buitenland, accomodatie, (zorg)verzekeringen en de financieringsmogelijkheden. De promovendus/a kan beurzen aanvragen, en soms is het ook mogelijk om een beperkt aantal uur betaald werk te verrichten op een studievisum. Tot slot is het belangrijk om ruim van tevoren informatie in te winnen over de procedures rondom ethische toetsing en toestemming voor het doen van wetenschappelijk onderzoek. Ook moet er rekening worden gehouden met eventuele politieke gevoeligheid rondom bepaalde onderzoeksthema’s of het doen van onderzoek an sich.

Belangrijke websites

Op de website van PNN is hier de link te vinden naar meer informatie over beurzen en financieringsmogelijkheden.

Nuffic is de organisatie voor internationalisering van het onderwijs in Nederland. Nuffic biedt informatie over het studeren en werken in het buitenland. Op hun website Beursopener is meer informatie te vinden over beurzen en financieringsmogelijkheden.

Euraxess is onderdeel van de Europese Commissie. Euraxess biedt uitgebreide informatie over werken in het buitenland als onderzoeker.

Euraxess heeft in meerdere landen kantoren. Hier wordt een overzicht gegeven van de landenkantoren van Euraxess, die tevens meer informatie geven over het doen van onderzoek in de betreffende landen.

 

Cursussen

Het promotietraject kent een opleidingsdeel dat gevuld moet worden met het volgen van cursussen. Doorgaans wordt een onderscheid gemaakt tussen vakspecifieke cursussen gericht op kennisverwerving met betrekking tot de inhoud van je onderzoek en vakgebied en algemene cursussen die gericht zijn op het verwerven van transferable skills (bijvoorbeeld taalcursussen, presentatie- en schrijftechnieken, etc.). Maak met je promotor bij aanvang van het promotietraject afspraken over welke cursussen je gaat volgen en laat dit opnemen in het onderzoeks- en begeleidingsplan.
Veel onderzoeksscholen bieden de mogelijkheid cursussen te volgen. Soms echter zijn de cursussen binnen de onderzoeksschool of graduate school waartoe de promovendus behoort niet toereikend voor de promovendus. In dit geval kan het interessant zijn om op zoek te gaan naar onderzoeksscholen of graduate schools waar wel een cursus wordt aangeboden in het specifieke interessegebied van de promovendus. Het kan soms lastig zijn onderzoeksscholen te vinden die die cursussen aanbieden. Op de website van het KNAW zijn de erkende onderzoeksscholen en graduate schools binnen Nederland te vinden.

Uiteraard hoeft het zoeken naar cursussen zich niet te beperken tot Nederland. Op deze en deze website vind je links naar velerlei graduate en PhD-programma’s in de hele wereld. Ook binnen deze graduate schools kunnen vaak cursussen gevolgd worden door derden.

Onderzoeksplan

Het schrijven van een onderzoeksplan kan zorgen voor een goede start van je project. In een onderzoeksplan staat helder geformuleerd wat het doel is van je onderzoek, hoe je het onderzoek op gaat zetten en op welke manier de uitkomsten gedocumenteerd worden. Een onderzoeksplan kan hierdoor meer duidelijkheid scheppen in wat je wanneer wil gaan doen en als je dit samen met je begeleider kan doen is het voor alle partijen duidelijk wat wanneer verwacht mag worden en helpt het in een succesvolle afronding van je project. Voor een promovendus is een goedgekeurd onderzoeksplan vaak noodzakelijk om het contract na de eerste 12 tot 18 maanden verlengd te krijgen.

Er bestaan verschillende documenten waarin meer informatie over het schrijven van een onderzoeksplan te vinden is. Zo worden in “Elements of a Proposal” van Frank Pajares de verschillende elementen van een onderzoeksplan benoemd.

Meestal is een onderzoeksplan/voorstel ook noodzakelijk wanneer je na je promotie aan de slag wilt in de wetenschap. Het artikel “Writing a Research Plan” van Jim Austin, editor van Science Careers, biedt een leuke inkijk in hetgeen je kunt doen om beoordelaars jouw project te doen goedkeuren. Het artikel “On the Art of Writing Proposals” van Adam Przeworski en Frank Salomon geeft tips en trucs om succesvolle onderzoeksvoorstellen te schrijven in de social sciences.

Bovenstaande artikelen geven allen op hun eigen manier tips en trucs om een succesvol onderzoeksplan te schrijven. Het is belangrijk om zelf de elementen die voor jou van toepassing zijn eruit te halen. Het belangrijkste is dat je zorgt dat er een onderzoeksplan ligt voordat je begint met het daarwerkelijk uitvoeren van het onderzoek. Denk van te voren goed na over de te volgen stappen. Bovenstaande documenten geven je daarbij richtingaanwijzers. Net zo belangrijk, zo niet belangrijker, is dat je goed met je begeleider(s) en andere collega’s spart over jouw onderzoeksvoorstel. Succes!