Afronding

De afronding van het proefschrift en de promotieplechtigheid vergen de nodige voorbereidingen. Begin hier tijdig mee en lees de volgende tips door.

De kosten

Aan een promotie hangt een kostenplaatje. De kosten van je promotie hangen van een aantal zaken af, zoals de hoeveelheid proefschriften die je laat drukken en het aantal pagina’s dat het proefschrift telt. De kosten om een proefschrift te laten drukken, hangt ook van de drukkerij af. Informeer tijdig naar de kosten bij verschillende drukkerijen, het is namelijk niet gezegd dat de drukkerij van jouw eigen universiteit het meest voordelig is. De kosten voor een receptie, feest of diner hangen uiteraard af van het aantal mensen dat je uitnodigt.

Hieronder enkele bedragen ter indicatie:

  • Proefschrift: € 2.000 tot € 6.000
  • Kleding (kopen of huren): € 100 tot € 500
  • Receptie: € 350 tot € 700
  • Diner/buffet: € 25 tot € 50 per persoon
  • Feest: € 1.000 tot € 5.000

Een promotie levert echter ook wat op. Zo krijg je van de universiteit een vergoeding voor de proefschriften die zij via de Pedel afnemen. Vaak is er een additionele vergoeding omdat er een aantal proefschriften naar andere universiteiten etc. moeten worden gestuurd, de zogenaamde ‘verplichte lijsten’. Ook zijn er fondsen die het drukken van proefschriften over specifieke onderwerpen (deels) vergoeden, of kun je proberen bij het bedrijfsleven een subsidie te krijgen, bijvoorbeeld in ruil voor het noemen van de bedrijfsnaam en het toesturen van een aantal exemplaren van je proefschrift. Informeer altijd bij je eigen universiteit wat hieromtrent het beleid is, voor sommige universiteiten zijn hier regels voor op gesteld of is het zelfs expliciet niet toegestaan.

De kosten voor een promotie zijn aftrekbaar als scholingskosten. De promotie leidt namelijk tot een verbetering van de financieel-economische positie van de promovendus. De volgende kosten zijn aftrekbaar: de kosten van publicatie, de kosten van de voorgeschreven kleding voor de promovendus en de kosten van de paranimfen tijdens de promotieplechtigheid. Vanaf 2013 zijn de kosten van de receptie niet langer aftrekbaar. Zie voor meer informatie de website van de Belastingdienst of bel met de gratis Belastingtelefoon (0800 0543).

Tijdsplan

Voor je kunt promoveren moet veel geregeld worden. Lees hier welke zaken je voor je promotie geregeld moet hebben.

6 maanden voor promotie

  • Lees het promotiereglement en andere informatie met betrekking tot promoveren van je universiteit.
  • Eerste formulier (soort intentieverklaring) met betrekking tot de promotie invullen.
  • Met je promotor een commissie vaststellen voor het lezen en beoordelen van het proefschrift en voor het opponeren. Vaak zijn hier verschillende regels aan verbonden, zoals het aantal leden van de leescommissie met het ius promovendi, het aantal hoogleraren, en de genderverdeling.
  • Informatie opvragen bij verschillende drukkers.
  • Bedenk hoe je de promotiedag wilt indelen, en vraag informatie en offertes aan voor het diner en/of feest.

3-4 maanden voor promotie

  • Het proefschrift moet worden opgestuurd naar de leescommissie.
  • Maak een afspraak met de Pedel en stel een promotiedatum vast, in overleg met je promotoren, copromotor en eventuele buitenlandse opponenten (soms mag de datum pas worden vastgesteld na goedkeuring van de leescommissie).
  • Na goedkeuring van de leescommissie moet er een formulier worden ingevuld (door de promotor).
  • Maak een afspraak met de drukker en bespreek de mogelijkheden, bijvoorbeeld over de lay-out, voor je proefschrift.
  • Vraag een ISBN-nummer voor je proefschrift aan.
  • Vraag eventuele subsidies aan voor het drukken van je proefschrift.
  • Rond het proefschrift af, inclusief omslag, titelpagina’s (vaak is hiervoor goedkeuring van de Pedel vereist), samenvattingen en dankwoord.
  • Layouten van het proefschrift.
  • Bedenk: wie worden je paranimfen?
  • Ga kijken bij feestlocaties en maak een definitieve reservering.
  • Regel de receptie (zie informatie eigen universiteit).

2-1 maanden voor promotie

  • Het proefschrift moet naar de drukker!
  • Maak een adresbestand voor de verzending van je proefschriften (promotoren, copromotor, opponenten, subsidiegevers, collega’s, contacten buiten universiteit, mensen werkzaam op hetzelfde gebied, vrienden, familie etc.). De pedel neemt vaak een aantal af voor de hoogleraren van je faculteit.
  • Verspreiding van de proefschriften.
  • Bestel de rokkostuums of koop mooie promotiekleding.
  • Regel een fotograaf, video-opname, geluidsopname, etc.

De laatste weken

  • Maak de slides voor het lekenpraatje (indien van toepassing).
  • Herbevestig de gemaakte afspraken voor de receptie, het diner, feest en fotograaf en overleg over de details.
  • Berereid je optimaal voor op de promotie, bijvoorbeeld door:
    • Nogmaals het promotiereglement door te lezen. Bijvoorbeeld: hoe moet je de opponenten aanspreken?
    • Het houden van een proefpromotie (‘mock defence’) met collega’s.
    • Recente artikelen en klassiekers na te lezen.
    • De commentaren van reviewers op je artikelen en je antwoorden daarop nog eens te lezen.
    • Per hoofdstuk de sterke en zwakke punten te noteren.
    • Per hoofdstuk een aantal mogelijke vragen te bedenken.
  • En tot slot, vergeet niet om vooral ook te genieten van de promotieplechtigheid!